Entregas a cuenta

Las entregas a cuenta son importes abonados por el cliente que no se consumen inmediatamente, sino que quedan almacenados en el sistema como un «saldo a favor» disponible. Este dinero actúa como una reserva financiera flexible que permite gestionar la relación comercial de manera fluida, sirviendo tanto para saldar deudas pasadas como para facilitar compras presentes o futuras, sin perder nunca el rastro financiero.

Las entregas a cuenta no pertenecen a un único documento, sino al cliente. Puede originarse por:

• Pagos de facturas o albaranes pendientes.
• Anticipos asociados a presupuestos firmados.
• Pagos parciales durante el ciclo de venta.

El importe puede traspasarse entre documentos, este se consume, total o parcialmente, ajustando el saldo pendiente.

La factura se contabiliza siempre por su importe íntegro, incluyendo base imponible e IVA, y la entrega a cuenta se refleja posteriormente mediante el asiento de cobro correspondiente, sin alterar el importe facturado.

✔ Facturación → reconoce ingreso e IVA completos

✔ Entrega a cuenta → afecta solo a cobros y vencimientos

✔ Contabilidad → factura + asiento de cobro

Eso evita errores muy comunes en ERPs donde:

• Se «resta» la entrega del total facturado
• Se descuadra el IVA
• Se distorsiona el ingreso

Las entregas a cuenta se pueden hacer en todos los documentos de venta (presupuestos, pedidos, albaranes y facturas), el procedimiento es el mismo.

Entramos en el formulario de creación del documento de venta que queremos que tenga una entrega a cuenta, rellenamos toda la información y pulsaremos en «Entregas a cuenta», situado en la cabecera, bajo de «Nombre comercial». Nos aparecerá la siguiente pantalla:

Aquí añadiremos todos los pagos hechos o por hacer de este documento, podemos añadir tantos pagos como queramos y separarlos por fechas.

• Si introducimos entregas a cuenta, por ejemplo en un presupuesto y este lo pasamos en parte a un pedido, las entregas pasan al pedido, pero si el resto del presupuesto se pasa a un albarán las entregas a cuenta ya no se pasan. Es decir una vez un documento se pasa a otro, solo la primera vez se pasan las entregas a cuenta y estas se ignoran en las siguientes transformaciones.
• En cobros, cuando hay una entrega a cuenta, aparece el logo de un billete, que al pulsarlo, muestra la vida del cobro. Las entregas a cuenta que se le han hecho y los otros posibles vencimientos que tiene la factura.
• La emisión de facturas cuando reúne albaranes en una sola factura, suma todas las entregas a cuenta de los albaranes que entran en ella.
• En un documento se puede hacer más de una entrega a cuenta