Importación contable

La importación contable permite subir información contable desde un archivo Excel al programa, evitando la introducción manual de datos.

Con esta función se pueden importar:

• Cuentas y subcuentas contables
• Asientos del diario (apertura, normales, regularización y cierre)

El objetivo es ahorrar tiempo, reducir errores y facilitar la puesta en marcha del sistema.

Antes de comenzar, es importante tener en cuenta lo siguiente:

• Las líneas en blanco del Excel no se importan.
• El formato de fecha debe ser: día-mes-año.
• Se pueden importar asientos con el mismo número de registro y diferente fecha.
• Si el número de asiento y la fecha coinciden con uno existente, el asiento será sustituido.
• Todos los asientos importados se clasificarán como informativos.
• El Plan General Contable (PGC) genérico viene cargado por defecto, pero puede modificarse al gusto del cliente.

Si durante la importación de asientos existen cuentas que no estén dadas de alta, el programa las creará automáticamente con la descripción “Cuenta desconocida”, permitiendo que los asientos cuadren. Posteriormente, el usuario podrá modificar esas cuentas.

1. Estructura del archivo de cuentas

El archivo Excel de cuentas debe incluir las siguientes columnas:

• Código: código de la cuenta contable
• Descripción: nombre de la cuenta
• Referencia tercero: código del cliente o proveedor en gestión.
• NIF: NIF del cliente o proveedor

2. Enlace con clientes y proveedores

Si el programa dispone de gestión comercial, las cuentas pueden enlazarse automáticamente con clientes o proveedores. Se pueden dar varias situaciones:

a) Con referencia de tercero pero sin NIF

• Se crea la cuenta enlazada al tercero indicado.
• Los datos fiscales podrán completarse posteriormente y se sincronizarán automáticamente entre la contabilidad y gestión.

b) Con NIF pero sin referencia de tercero

• Se crea la cuenta y se genera automáticamente un cliente o proveedor en gestión.
• El sistema asigna un código nuevo según la numeración configurada.

c) Con referencia de tercero y NIF

• La cuenta se crea enlazada al tercero indicado.
• Si el NIF ya existe, se enlazará al tercero existente.

d) Sin enlace con gestión comercial

• Para crear cuentas contables diferentes a clientes o proveedores, deben dejarse en blanco las columnas de referencia de tercero y NIF.
• Si no se desea enlazar la cuenta con clientes o proveedores, deben dejarse en blanco las columnas de referencia de tercero y NIF.

1. Diario de apertura

El diario de apertura permite cargar los saldos iniciales del ejercicio.

Estructura del archivo:

• Registro (número de asiento)
• Fecha del asiento
• Subcuenta
• Código de concepto
• Descripción del apunte
• Debe
• Haber
• DH (opcional)
• Tipo: apertura

Todos los apuntes del asiento deben tener el mismo número y fecha.

2. Diario normal

Se utiliza para importar los asientos habituales del día a día.

Estructura del archivo:

• Registro (opcional)
• Fecha
• Subcuenta
• Código de concepto
• Descripción
• Debe
• Haber
• Tipo: normal

Numeración de asientos

• Si se indica número de registro, se importará con ese número.
• Si se deja vacío, el programa asignará un número automático y correlativo.

Si varios apuntes no tienen número de registro, el sistema agrupará asientos hasta que cuadren, al hacer un asiento cuadrado, pasará al siguiente registro.

¿Cómo hacer una importación contable?

Nos dirigimos al módulo de contabilidad y en el menú lateral entramos en «Importaciones». Nos aparecerá un listado de importaciones, pulsaremos en el botón verde «+nuevo». y se nos abrirá la siguiente pantalla:

En «Subtipo» seleccionaremos si queremos hacer una importación de «subcuentas» o de «Diario», una vez seleccionado podemos subir el archivo en «adjuntar archivo». En caso de no tener el documento pulsaremos en «Plantilla», y se nos descargará la plantilla que debemos seguir para hacer la imporación.

Se pueden dar las siguientes situaciones:

1.Que exista el Código de la cuenta, la descripción, la referencia de_tercero y no el NIF.

Se dará de alta la cuenta, enlazada con la referencia de tercero sin NIF.  Teniendo el usuario que cumplimentar manualmente los datos fiscales en uno de ellos y el otro los tomará automáticamente.

En el caso de que la referencia tercero ya exista tomará ese tercero de lo contrario se creará con la nueva referencia asignada, con la descripción de la cuenta.

2. Que exista el código de cuenta, la descripción, NO la referencia _ Tercero  y el NIF sí.

Se dará de alta la cuenta con los datos indicados y se enlazará a un código de cliente dado de alta automáticamente teniendo en cuenta las Serie de cliente que tiene dado de alta el usuario en la opción de Configuración – Numeraciones – Clientes  – “Favorita” asignándole el último número más uno de los ya existentes.

En el caso de que el Nif  ya exista,  tomará el  tercero ya existente de lo contrario se creará con nueva referencia con ese Nif.

3. Que todos los datos exigidos estén cumplimentados

Se dará de alta la cuenta enlazada a la referencia_ tercero indicada con todos los datos referenciados.

Si no existe esa referencia y ni ese Nif , se  enlaza la cuenta  asignada a esa  Referencia y a esa Nif.

En el caso de que exista el Nif con otra referencia se elanza a ella obviando la que el usuario quiere asignar.

Si la referencia tercero ya existe tomará ese tercero de lo contrario se creará con la nueva referencia asignada, con la descripción de la cuenta.

4. Que no se quiera enlazar la cuenta con gestión

Todas las cuentas del PGC se pueden importar y enlazar automáticamente con la Gestión. En el caso de que No se quieran enlazar las cuentas con la gestión se tiene que dejar en blanco de la tabla de importación las columnas de: referencia_tercero y el Nif.