Contabilidad

Contabilidad En Tidyng

La contabilidad ayuda a entender la situación financiera de una empresa a partir del registro, clasificación y análisis de todas las operaciones económicas tales cómo sus ingresos, gastos y deudas.

Tidyng permite la introducción y registro de datos de una forma rápida, ágil y sencilla de manera manual y/o automática de totalmente segura. El análisis de estos datos le informará de la situación financiera de la empresa, facilitando el control y la toma de decisiones.

¿Qué debemos saber y/ conocer antes de empezar?

En Tidyng siempre que la Contabilidad esté enlazada con la Gestión los asientos se registrarán de forma automática a partir de las facturas, ya sean de compras o de ventas, generadas en la plataforma.

Vayamos pues con el detalle de las acciones que permitirán conocer la operativa de la Contabilidad Tidyng.

Perfil>Configuración>Contabilidad

Este apartado muestra, por defecto, los datos de configuración Contable con los que el usuario va a registrar los movimientos contables, es decir, los asientos, de forma ágil y sencilla, así como los informes para el posterior análisis y toma de decisiones.

Dígitos y código cuenta

Por defecto y antes de comenzar a introducir datos, la Contabilidad se parametriza con un número máximo de 8 dígitos. Dándose de alta automáticamente el PGC atendiendo a ésta parámetro.

El Usuario deberá informar el número dígitos máximo qué desee dentro de un rango de 8 a 10 puesto que una vez se haya comenzado a introducir datos, éste no se podrá cambiar.

Los códigos de cuenta a tres dígitos permiten identificar el tipo que se trata permitiendo activar otras cuentas que automatizarán la introducción de asientos contables.

Otras opciones

– Introducir asientos de fecha de otro ejercicio.
Se indica si se permite introducir datos con fecha de año diferente al ejercicio en que se situado/seleccionado.    

NO: Únicamente se introducirán datos correspondientes al año del ejercicio en el que se está situado.

SI: Se podrán alternar asientos de diferentes años con independencia del año en el que se esté situado. Teniendo en cuenta que el número de asiento asignado será el último más uno a no ser que el usuario indique un número concreto de asiento. Guardándose internamente la información en el ejercicio correspondiente.

– Activar el IVA
 Se indica sí al introducir la cuenta del Cliente/proveedor o acreedor se realiza automáticamente el apunte de la cuenta de IVA correspondiente.

– Número de Factura/Documento
Según la opción seleccionada el comportamiento será el siguiente:

• Si tenemos parametrizado Texto ampliado concepto o nº documento, cogerá como número de factura lo que se haya introducido en Documento, si no se ha introducido nada cogerá lo que se le ha añadido al concepto.
• Si tenemos Texto ampliado cogerá lo que se le ha añadido al concepto.
• Si tenemos Nº documento, cogerá como número de factura lo que se ha introducido en el campo Documento

– Activa efectos cobrar/pagar
Se indica si al introducir la cuenta del Cliente/proveedor o acreedor y una vez finalizado el asiento se introduce el cobro/pago pendiente.

Automatización del IVA

Este apartado muestra las cuentas contables qué por defecto se utilizarán para la introducción de asientos de forma automática, referidos a Facturas emitidas /ventas y Facturas recibidas/compras, pudiendo se cambiadas por el usuario.

Todo esto siempre y cuando En la ficha de las cuentas tenemos una subcuenta de contrapartida, en la introducción de asientos si esta está rellena la utilizaremos como cuenta de Ventas/Ingresos o Compras/Gastos (según corresponda) para finalizar el asiento, pero si está en blanco utilizaremos la que tengamos en la parametrización de Automatización I.V.A. según sea el asiento de IVA repercutido o soportado.

Autoinformes

Este apartado muestra por defecto los documentos contables oficiales que reflejan la situación financiera, económica y patrimonial de la empresa.

Apertura del ejercicio

La Apertura de ejercicio se refiere al inicio del periodo contable de una empresa.

Este apartado muestra por defecto a modo de consulta y acción los distintos ejercicios contables existentes de una empresa y el número de asientos con el que se inicia.

La Apertura se puede hacerse de varias formas:

• Pulsando «Agregar». Aparecerá una pantalla en la que se cumplimentará el Año del ejercicio a aperturar, la fecha de inicio y el número de asiento. Quedando el nuevo ejercicio registrado.
• Desde la pantalla de Introducción de Asientos. Al indicar una fecha+año inexistente el programa le surgirá si desea aperturarlo. De no hacerlo cada vez que entre en Introducción de asiento le parecerá el check «Asiento de apertura», informativo para que lo introduzca manualmente y se registre como tal.

Autoinformes

Muestra los nombres de los listados correspondientes a los Balances a consultar.

Maestros

Esta opción permite dar de alta, baja y /o modificar las cuentas y conceptos. Además, permite una consulta de las cuentas existentes en el Plan General Contable PGC de la empresa.

• Cuentas

Se muestra la relación de cuentas existentes, pudiendo editar el contenido o eliminarla siempre que no tenga movimientos, es decir, asientos.

«Nuevo»: Esta opción permitirá el alta de una cuenta contable.

Código cuenta: Se indica el código de cuenta que se quiere dar de alta. La cuenta se puede indicar de varias formas:

• Indicando el código de la cuenta completo, es decir, hasta completar el nº de dígitos de la parametrización contable.

Ejemplo: 41000063

• Indicando el código de la cuenta a nivel de dos o más dígitos y sin completar hasta el final pulsar: “punto” y el número que se quiere asignar a la cuenta.

Ejemplo: 410.63 +Intro (Tecla) = 41000063

En ambos casos ocurrirá lo siguiente:  Si no existe la cuenta continuará, con el alta y en el caso de existir, se indicará, no permitiendo continuar con el alta, pero si se pulsa el botón «Siguiente» se le mostrará el último número + uno correlativo y a disposición teniendo en cuenta la de que se trate. Ejemplo: 41000063 si existe se indicar la 410000064 (última+1).

Descripción: Nombre de la cuenta

Comentario: Escritura libre a modo de observaciones /comentarios.  Tipo: Se selecciona de entre una clasificación según se trate.

Tipo: Otro: Este tipo se le puede asignar a una cuenta de cliente, proveedor y/o acreedor no siendo necesario asignarle un NIF y por tanto la cuenta funcionará como una cuenta de varios.

Funcionamiento NIF/DNI cuentas contables de lientes/Proveedores/Acreedores:

1.- Cuenta Sin NIF. Cualquier cuenta contable dada de Alta Sin NIF, funcionará como una cuenta de varios. Es decir, cuando le hagamos un apunte identificaremos la cuenta con un DNI y un nombre.  Albergará tantos DNI/NIF diferentes como el usuario necesite. 

2.- Cuenta con NIF.  Esta cuenta quedará identificada con ese DNI/NIF. El NIF no se podrá dar de baja siempre que existan apuntes o registros en esa cuenta, pero Sí se podrá modificar el DNI/NIF. Tener en cuenta que sí se modifica, todos los apuntes contables y registros de IVA e IRPF quedarán identificados con el nuevo cambio. 

3.- Contabilidad+Gestión. Cuando demos de alta una cuenta contable quedará ligada automáticamente a un código de cliente, proveedor o acreedor según se trate de forma automática.

4.- Si se crean varias cuentas contables con el mismo NIF se ligarán a la misma cuenta contable. La contabilización automática reflejará los movimientos en la 1ª cuenta contable dada de alta. 

IMPORTANTE Una cuenta contable de cliente/proveedor/acreedor se considera de VARIOS siempre que no se dé de alta con NIF/CIF. Ahora bien, si esta cuenta tuviese movimientos, es decir apuntes, y a continuación le pusiéramos un NIF a la cuenta, los apuntes NO cambiaran de NIF y a partir de ese momento la cuenta funcionaria con el nuevo NIF y éste no se podría borrar sino modificar. En el extracto contable (Mayor) de esa cuenta siempre aparecerán todos movimientos que haya tenido.

Datos fiscales

Se cumplimenta con los datos fiscales de la cuenta.

Contabilidad

La cumplimentación de estos campos automatizará la introducción de asiento contable puesto que estos datos los tomará para la realización del asiento.

Varios

Se cumplimentan y detallan dos tipos de datos los relativos a:

Condiciones de pago. Se indica la forma de pago para gestionar los pagos y/o cobros según se trate. Datos bancarios Se indica el detalle de la cuenta bancaria del cliente/proveedor y/o acreedor según se trate la cuenta.

• Conceptos

Los conceptos se refieren a descripciones que se cumplimentarán a la hora de introducir los asientos contables permitiendo una aclaración/compresión de las operaciones.

Se muestra la relación de conceptos existentes, pudiendo editar el contenido o eliminarlo siempre que no estén utilizados en asientos introducidos.

«Nuevo»: Esta opción permitirá el alta de un concepto.

Código: Campo alfanumérico. Se indica un código que identificará la descripción del concepto escrita en el siguiente campo y que al ser utilizado en introducción de asientos se sustituirá por ésta.

Descripción: Se indica la Descripción que aparecerá en Introducción de asientos al escribir el código del concepto. Además, se pueden utilizar las variables: ${factura} y ${serie}que se añadirán a la descripción. Comportamiento según la selección elegida:

Fijo Se escribirá la descripción en la casilla concepto y el curso se situará en el siguiente campo.

Variable Se escribe la descripción y quedará seleccionada y si se escribe la borra. Ampliable Escribe y deja al final el cursor para seguir escribiendo.

• Plan General Contable (PGC)

Se muestra el listado de las cuentas contables agrupadas por Grupos que van del Grupo 1 al Grupo 7 y que se utilizan la creación y/consulta del documento contable financiero, reflejando la situación de la empresa.

Grupo1 – Financiación básica

Grupo 2 – Inmovilizado

Grupo 3 – Existencias

Grupo 4 – Acreedores y deudores

Grupo 5 – Cuentas financieras

Grupo 6 – Compras y gastos

Grupo 7 – Ventas e ingresos

La consulta se puede realizar por Grupos incluyendo o no las cuentas dadas de alta por el usuario. «Incluir cuentas».

Asientos contables

Se incluyen una serie de opciones que permiten la Introducción de Asientos, su Consulta y la obtención del Extracto o Mayor de una cuenta determinada.

• Introducción de asiento

Un asiento contable no es más que una anotación que se realiza en el libro diario de contabilidad que refleja los movimientos económicos de una empresa.

Un asiento contable deberá incluir:

• Fecha de la anotación.
• Código de cuentas contables que intervienen.
• Breve Descripción de la operación.
• Cantidades asociadas a cada una de las cuentas al Debe o al Haber.

Clasificación de asientos contables

• Asiento de Apertura. Son registros que recogen el inicio de un ejercicio.
• Asientos operativos del ejercicio. Son registros que recogen por orden cronológico las operaciones diarias que realiza la empresa.
• Asiento de ajustes. Son registros que permiten incorporar operaciones pendientes y distorsiones que se detectan al final del ejercicio, por ejemplo, variación de existencias, amortizaciones, periodificaciones…

Este tipo de asiento se introduce en Tidyng como asiento operativo normal del ejercicio.

• Asiento de regularización. Se realiza automáticamente. Salda y cierra las cuentas del Grupo 6 Gastos y Grupo 7 Trasladando la diferencia a la cuenta: Resultados del ejercicio
• Asiento de cierre: Se realiza automáticamente.  Se cierran las cuentas del Grupo 1 al Grupo 5 que tienen saldo al finalizar el ejercicio. Se cargan todas las cuentas que mantengan saldo acreedor, por el importe de su saldo y se abonan todas las que tengan saldo deudor. Este asiento es el inverso de apertura del siguiente ejercicio.

Pantalla Introducción de asientos:

Esta además de introducir los asientos contables permite realizar una búsqueda y/o «Consulta» de los mismo así como la obtención de un «Extracto» o mayor de una cuenta determinada.

Botones de acción que afectan a todo el asiento:

Glosario:

Fecha: Se indica la fecha de registro del apunte.

Asiento: Se trata de un número que en principio y salvo que el usuario no indique uno en concreto, se facilita automáticamente y correlativo.

Nota: Se permite la introducción de asientos con el mismo número de registro siempre y cuando no coincidan con la fecha.

Cuenta: Se indica la cuenta y se puede indicar de varias formas:

Por código de cuenta:

• Indicando el código de la cuenta completo, es decir, hasta completar el nº de dígitos de la parametrización contable.

Ejemplo: 41000063

• Indicando el código de la cuenta a nivel de dos o más dígitos y sin completar hasta el final pulsar: “punto” y el número que se quiere asignar a la cuenta.

Ejemplo: 410.63 +Intro (Tecla) = 41000063

En el caso de no existir le aparecerá la opción para poder darla de alta.

Por Nombre o NIF:

Escribiendo el Nombre o NIF de la cuenta, sí existe el programa lo identificará.

Pulsando «La lupa» el usuario podrá realizar la búsqueda libremente.

En el caso de no existir en la base de datos la cuenta indicada, se habilitará automáticamente una opción para que lo haga.

Concepto: Se indica el código correspondiente a la descripción identificativa del registro y que aparecerá en el asiento.

Documento: Se trata de una información complementaria del concepto.

Debe/Haber: Se indica el Saldo al Debe o al Haber

A continuación, se deberá Clasificar el apunte y seleccionar entres las opciones:

E/R/I (Emitidas/Recibidas/Informativas):

Emitidas: Facturas de Ventas.

Recibidas: Facturas de Compras.

Informativas: resto de apuntes.

Clave O: Se trata de las distintas Claves Operación que sirven para identificar el apunte.

Por regla defecto, se indica “Operación habitual” pudiendo ser cambiada por el usuario.

Datos identificación

Hace referencia a la identificación fiscal de las cuentas de Clientes/proveedores y o Acreedores.

Cliente/Proveedor: Se Indica el código de cuenta del Cliente/Proveedor

NIF: Muestra el NIF del código de la cuenta indicada en el campo anterior. En el caso de que la cuenta no tenga dado de alta un NIF, el usuario deberá de indicarlo puesto que la identificación es un dato obligatorio sobre todo si se trata de facturas emitidas/recibidas.

Nota: Si la cuenta no tiene NIF, al indicar un NIF, este se guardará en la base de datos para reconocer los datos cuando se vuelva a escribir, pero NO quedará asignado a la cuenta. Es decir, la cuenta permanecerá sin NIF. Ejemplo: cuentas de varios.

Nombre: Se escribe nombre de la cuenta.

Fecha: Se indica la fecha del apunte.

A continuación, se detallan los datos correspondientes a la Retención del apunte de factura de compra que se está dado de alta en el caso de que la tuviese.

Los datos son: Fecha del apunte, Importe total, Base Retención, %Retención, Cuota Retención y ejercicio al que corresponde.

Datos procesos de IVA

Los empresarios y profesionales, sujetos pasivos de IVA, deben de registrar sus operaciones dentro de los plazos establecidos para la liquidación y pago del impuesto.

En este apartado, se registra e identifica los datos de IVA del apunte del asiento contable.

Fecha Factura: Se refiere a la fecha de la factura con independencia o no de la fecha del asiento contable.

A continuación, se cumplimentarán lo datos correspondientes a:

Nº Factura, Fecha, Base imponible, % Cuota IVA. %Recargo….

E/R Emitida/Recibida

Código T: Identifican e informan del tipo de Transacción de que se trata.

¿Cómo introducir un asiento contable?

Los asientos de compras o de ventas se pueden introducir de manera manual o automática. El automatismo dependerá del código de la cuenta que se introduzca en primer lugar y teniendo en cuenta la cumplimentación de la cuenta. Trayectoria: Maestros >cuenta>contabilidad.

Códigos de cuenta que permiten la introducción automática de asientos de compas o ventas:

• 41/40/43. Al introducir cualquiera de estas cuentas el programa de detectará si se trata de una factura de compra (Recibida) o de venta (Emitida) y realizará automáticamente el asiento con sus contrapartidas.

Cualquier otro código introducido en primer lugar se deja al usuario introducir el asiento libremente

Operativa:

La pantalla de Introducción de asientos contiene tres apartados que son los siguientes:

– Entrada o registro de Asiento.

– Datos identificación del Asiento.

– Datos procesos de IVA

1.Entrada o registro de asiento

Se introduce la fecha en la que se quiere hacer el registro del asiento a continuación, se indica el código la cuenta, Documento…, se selecciona el tipo si se trata de una Factura emitida, recibida o informativa y la Clave de Operación que se asignará a todo el asiento.

A continuación, en el campo Haber, se pulsa Entrer, añadiéndose líneas para continuar con el siguiente apunte del asiento y seguiremos con esta operativa hasta finalizarlo.

Los apartados siguientes únicamente se activarán para su cumplimentación si se trata de facturas Emitidas o Recibidas.

 puesto que hace referencia a la identificación fiscal de las cuentas de Clientes/proveedores y o Acreedores

2.- Datos identificación

Se refiere la identificación fiscal de las cuentas de Clientes/proveedores y o Acreedores.

3.- Datos procesos de IVA

Se registra e identifica el apunte de IVA del asiento contable.

En este apartado, se registra e identifica los datos de IVA del apunte del asiento contable relacionado con las cuentas 477 y 472 según se trate, que formará parte del Libro Obligatorio del IVA y posterior liquidación de dicho impuesto.

Una vez cumplimentado este apartado el Asiento quedará guardado, para continuar con el alta de asientos, pulsar Entrer o Avpág.

Si campo asiento se queda en blanco se creará un nuevo asiento.

Si en el campo asiento se introduce un número:

• Se comprueba que dicho número de asiento existe:
•   Si solo hay un número de asiento con ese número se copia a la pantalla de introducción de asientos, es decir muestra el contenido en la pantalla.
•   Si hay más de un asiento con el mismo número (no pueden tener la misma fecha) y son del mismo ejercicio, se muestra ventana emergente con los asientos que coinciden para poder seleccionar.
•  Se permiten asientos con el mismo número siempre que sean de fecha diferente

Si el número de asiento introducido no existe se crea dicho asiento

Consulta

La consulta de asientos ofrece al usuario la posibilidad de localizar y gestionar (Visualizar, modificar, eliminar/borrar), los apuntes introducidos.

Esta opción también se puede realizar desde la pantalla de Introducción de asientos.

Extractos o Mayor

El extracto o cuenta de mayor permite la consulta de todos los movimientos habidos en una cuenta específica recopilados por orden cronológico.

Esta opción también se puede realizar desde la pantalla de Introducción de asientos.

Informes

Los informes presentan y organizan las transacciones financieras introducidas de una empresa por orden cronológico. Algunos de estos Libros son de obligado presentación en el Registro Mercantil.

Esta opción permite la obtención de los siguientes informes:

Diario

Libros de IVA

Listado de retenciones

Ingresos y gastos

Balances

Se trata de documentos financieros que reflejan la situación económica y patrimonial de una empresa a una fecha determinada.

Los Balances son de tres tipos:

Balance de comprobación o de sumas y saldos. Suele realizarse mensualmente y sirve para comprobar las transacciones financieras y detectar errores. Incluye todas las cuentas de activo, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos con su descripción y saldo al debe o al haber.  A continuación, suma todos los saldos de crédito y todos los saldos de acreedores. El importe total de las columnas, deben de coincidir de no hacerlo el usuario tendrá que revisar los datos introducidos (asientos descuadrados, duplicados, traspuestos, importes…)

Balance de Situación. Nos muestra la situación económica de la empresa en un periodo determinado.  Incluye las cuentas de activo, pasivo y neto patrimonial (Grupo 1 al Grupo 5)

Balance de Pérdidas y Ganancias (PYG). Nos muestra el Resultado del ejercicio económico de la empresa que se calculará de la diferencia entre Compras – Ventas. Por tanto, incluye las cuentas del Grupo 6 Compras-Gastos y Grupo 7 Ingresos-ventas.

Esta opción permite la obtención de los siguientes balances:

Balance de sumas y saldos

Balance de movimientos

Balance de situación

Balance de situación abreviado

Balance de Pérdidas y Ganancias (PYG) Balance de Pérdidas y Ganancias Abreviado

Aperturas y cierre

Se engloban una serie de opciones que permiten además de Apertura y cerrar el ejercicio contable, saber el estado de los mismos y marcar o señalar los periodos dentro de cada uno. 

Proceso cierre/Apertura

El cierre ejercicio es un proceso automático que se realiza de una forma sencilla y tantas veces como el usuario lo necesite.

Antes de realizar el cierre es aconsejable realizar una serie de comprobaciones para asegurarse que los datos objetos del cierre son correctos y no existan errores. Las comprobaciones serían las siguientes:

• No existen asientos descuadrados
• Balance de sumas y saldos. El total de la columna Debe coincide con el Haber.
• Los Resultados del Balance de situación coincide con el de Balance de Pérdidas y Ganancias.

Proceso de cierre

El proceso de regularización y de cierre, se realiza conjuntamente y supone la creación de dos asientos:

Asiento de Regularización: Se cierra las cuentas de gastos (Grupo 6) menos Ingresos (Grupo 7) y el resultado se registra en la cuenta de resultados.

Asiento de cierre: Se cierran las cuentas del Grupo1 a al Grupo 5, por el importe de su saldo y se abonan todas las que tengan saldo deudor. Este asiento es el inverso de apertura del siguiente ejercicio.

El siguiente proceso se puede realizar o no conjuntamente y de forma automática con los anteriores o bien manualmente desde Introducción de asientos.

Apertura: Se crea el nuevo ejercicio dando de alta el asiento de Apertura con los saldos de las cuentas del Grupo 1 al Grupo 5 (Activo, Pasivo y Patrimonio Neto).

En esta pantalla aparecen diferenciados los dos procesos, indicando el año que se va cerrar el año en el que se va crear el asiento de apertura. La ejecución de los procesos puede realizarse o no hacer simultáneamente dependiendo del usuario.

En cualquier caso, de deberá proceder como sigue:

• Marcar el check de la opción a ejecutar. A continuación, podrá modificar los datos mostrados automáticamente y cumplimentar el relacionado con Nº Asiento. Teniendo en cuenta que si no los hace se asignará un nº automático y correlativo, correspondiente al último más uno de los existentes en el diario.
• Pulsar «Actualizar». A continuación, se generarán automáticamente los correspondientes asientos.

 Importante:

• Para volver a ejecutar automáticamente cualquiera de los Procesos de Cierre hay que eliminar el asiento contable anteriormente generado desde Introducción de asientos.
• Se pueden introducir datos de un año que no tenga realizado el asiento de apertura. Se puede ejecutar de manera automática después.
• El asiento de apertura se puede introducir manualmente desde Introducción de Asientos indicando que es Informativo y marcando el chekc «Asiento de apertura»

Estado ejercicios

Muestra la consulta de cada uno de los procesos de cierre ejecutados relativos al: Año y número de asiento.

Procesos ejercicios Muestra el periodo de cada ejercicio contable, indican informando del proceso de cierre ejecutado. Además el usuario podrá marcar con un check el bloqueo o no del mes comprobado y que no desee que se añada, modifique elimine cualquier apunte.